Papierloses Büro
Was bedeutet ein „Papierloses Büro“?
Alle Dokumente, Unterlage, Akten usw. werden digitalisiert und sind somit nur noch auf dem Laptop oder PC vorhanden. Dabei wird bestmöglich auf das nutzen von Papier verzichtet.
Warum ist es Sinnvoll auf ein Papierloses Büro umzusteigen?
Alle Dokumente sind zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. Auch die Umwelt profitiert davon, da weniger Papier und somit weniger Holz zunichte gemacht wird. Auch die Kosten werden durch das Einsparen von Platz zum Archivieren von Dokumenten reduziert. Die Suche nach bestimmten Unterlagen wird dadurch vereinfacht und die Daten sind sicherer. Eine Studie von 2019 zeigt, dass nur 4% der Büroangestellten in Deutschland papierlos arbeiten.
Was spricht gegen ein Papierloses Büro?
Die Digitalisierung einer Firma ist aber auch mit großem Aufwand verbunden da evtl. kosten für neue Geräte und eine neue Software anfallen. Sollten Probleme bei der Internet- oder Stromversorgung vorkommen, so könnten die Mitarbeiter nicht arbeiten oder schlimmstenfalls Daten verloren gehen. Außerdem ist nicht jeder Mitarbeiter gleicher Meinung und wollen an der analogen Arbeitsmethode festhalten.
39% der Büroangestellten arbeiten doch noch lieber mit Papier.
Was kostet die Umstellung auf ein papierloses Büro?
Die Kosten für den Übergang zu einem papierlosen Büro können je nach den individuellen Bedürfnissen und der Größe des Unternehmens variieren. Zu den möglichen Kostenfaktoren gehören die Anschaffung von Hardware wie Computern, Tablets oder Scannern, die Implementierung von Softwarelösungen zur Dokumentenverwaltung und Archivierung, die Schulung der Mitarbeiter für den Umgang mit digitalen Tools. Wichtig zu beachten ist, dass die langfristigen Einsparungen durch den Wegfall von Papier- und Druckkosten die anfänglichen Investitionen möglicherweise ausgleichen können.
Google hat als eines der größten Technologieunternehmen der Welt stark auf digitale Tools gesetzt und hat einen Großteil seiner Arbeitsprozesse papierlos gestaltet.
BMW hat Maßnahmen ergriffen, um in Richtung eines papierlosen Büros zu gehen. Das Unternehmen hat verschiedene digitale Tools und Technologien implementiert, um den Einsatz von Papier zu reduzieren und die Effizienz in der Verwaltung von Dokumenten zu verbessern. BMW hat erkannt, dass ein papierloses Büro nicht nur umweltfreundlicher ist, sondern auch Kosten spart und die Arbeitsabläufe optimiert.
Banken und Finanzinstitute: Obwohl viele Bankgeschäfte digital abgewickelt werden, gibt es immer noch Dokumente wie Kontoauszüge, Verträge und Formulare, die in Papierform vorliegen.
Rechtsanwaltskanzleien: Rechtsanwälte arbeiten oft mit umfangreichen rechtlichen Dokumenten, die sowohl in Papierform als auch digital vorliegen können.
Regierungsbehörden: Viele Regierungsbehörden verwenden sowohl Papierdokumente als auch digitale Systeme für die Verwaltung von Informationen und die Kommunikation.
Gesundheitswesen: Krankenhäuser und Arztpraxen verwenden oft eine Kombination aus Papierakten und elektronischen Patientenakten, um medizinische Informationen zu verwalten.
Bildungseinrichtungen: Schulen und Universitäten verwenden sowohl gedruckte Lehrmaterialien als auch digitale Lernplattformen für den Unterricht.